Booking confirmation/Booking note (Xác nhận đặt chỗ) - thường được gọi tắt là booking là chứng từ mà hãng tàu cung cấp cho các bên thuê tàu để xác nhận việc cấp chỗ trên tàu vận chuyển.
Khi nhận được Booking, việc quan trọng đầu tiên chúng ta phải làm đó chính là kiểm tra toàn bộ thông tin trên đó, để đảm bảo được tính chính xác, phù hợp với yêu cầu của chủ hàng cũng như nắm được tất cả deadline cần phải hoàn thành trên Booking. Mỗi hãng tàu sẽ có 1 form booking cho hàng FCL khác nhau, nhưng sẽ đều thể hiện những thông tin cơ bản quan trọng như sau:
1. Bên cấp booking: Là hãng tàu (Carrier) hay đại lý hàng hải (agent - đơn vị thay mặt hãng tàu làm việc với các doanh nghiệp giao nhận, chủ hàng).
2. Số booking (Booking Number): Đây là số do hãng tàu/đại lý đặt ra để quản lý đơn hàng khi có yêu cầu đặt chỗ. Nhiều trường hợp số booking trùng với số vận đơn (Bill of lading) nhưng đây không phải là điều bắt buộc.
3. Tên tàu, số chuyến (Vessel name, Voyage): Trên booking có thể có cả tên tàu feeder và tàu nối (Trunks vessel/Mother vessel/Connect Vessel). Một số chủ hàng sẽ chỉ định con tàu mà họ muốn đặt chỗ, nên khi nhận được booking cần kiểm tra lại để đảm bảo booking đã được đặt đúng tàu.
4. Nơi nhận hàng (Place of receipt): Là địa điểm hãng tàu sẽ nhận hàng từ chủ hàng và bắt đầu trách nhiệm vận chuyển. Trong phần lớn trường hợp, địa điểm này trùng với cảng xuất hàng. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, địa điểm này có thể khác với cảng xuất, tùy thuộc vào đặc điểm của tuyến vận chuyển.
5. Cảng xuất hàng (Port of loading-POL): Là địa điểm hàng hóa được xếp lên tàu.
6. Tên cảng chuyển tải (Port of transit-POT): Là địa điểm hàng hóa chờ được chuyển tải.
7. Cảng dỡ hàng (Port of discharge - POD): Là địa điểm hàng hóa được dỡ xuống khỏi tàu.
8. Nơi giao hàng cuối cùng (Final destination): Nơi hãng tàu kết thúc nghĩa vụ vận chuyển. Tương tự như nơi nhận hàng, final destination có thể trùng hoặc khác với cảng dỡ hàng. Các booking có nơi nhận hàng khác cảng xếp hàng hoặc nơi giao hàng cuối cùng khác với cảng dỡ hàng thường là các booking vận tải đa phương thức. Hãng tàu sẽ kết hợp vận chuyển xà lan thủy nội địa, vận tải đường bộ hoặc vận tải đường sắt với vận tải đường biển trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
9. Loại cont/Số lượng cont (Equipment Type/Q’ty): Đây là thông tin quan trọng và cần được kiểm tra kĩ lưỡng để đảm bảo cung cấp container theo đúng yêu cầu của chủ hàng.
10. Ngày tàu chạy dự kiến (Estimated time of departure-ETD).
11. Ngày tàu đến dự kiến (Estimated time of arrival-ETA).
12. Nơi cấp container rỗng (Empty pick up CY): Địa điểm mà chủ hàng có thể vỏ container rỗng để đóng hàng. Với một số hãng tàu như COSCO, ZIM, MSC…, thông tin này có thể chưa có sẵn trên booking và công ty giao nhận/chủ hàng phải thực hiện duyệt lệnh qua email hoặc tại văn phòng hãng tàu để có lệnh cấp container rỗng và thông tin nơi lấy vỏ.
13. Nơi hạ hàng chờ xuất tàu (Full return place): Địa điểm hãng tàu chỉ định để chủ hàng hạ container đã đóng hàng.
13. Tên hàng hóa (Commodity) và Khối lượng hàng dự kiến (Estimate GW).
14. Thời gian cắt máng (Cut-off time): Deadline mà booking party phải hoàn thành việc submit chứng từ (SI, VGM) cũng như hạ hàng về địa điểm được chỉ định và thông quan xuất khẩu. Cut off time dành cho các việc kể trên có thể khác nhau và sẽ được ghi chú riêng cụ thể trên boooking.
NHỮNG LƯU Ý KHI CHECK BOOKING ĐỐI VỚI HÀNG NGUYÊN CONTAINER FCL